Datová schránka je povinná pro právnické osoby zřízené zákonem a pro právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku. Datovou schránku mohou dobrovolně také bezplatně získat právnické osoby, fyzické osoby či podnikající fyzické osoby, naopak zřízení datových schránek je povinné pro orgány veřejné moci.
Provoz systému Datových schránek je řízen zakonem č.300/2008 sb.
Subjektům s povinností používat datovou schránku budou tyto aktivovány dne 1.11.2009.
Podle údajů ministerstva vnitra mělo v polovině října aktivovanou datovou schránku jen 865 orgánů veřejné moci z více než 7,5 tisíce, jimž to od listopadu ukládá zákon. Ve stejné době si přitom schránku dobrovolně aktivovalo přes šest tisíc fyzických osob, jimž zákon tuto povinnost neukládá. Datové schránky jsou v tuto chvíli určeny pouze ke komunikaci občan/živnostník—stát. V budoucnosti se plánuje umožnit komunikaci přímo mezi občany/živnostníky např. pro zasílaní faktur atd.
Odesílání zásilek s přístupovými údaji do datové schránky probíhá od 1. července. V první vlně byly obeslány všechny orgány veřejné moci a právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, tedy všichni, kteří musí mít datovou schránku zřízenou povinně ze zákona. Zásilky byly adresovány na sídlo firmy, které bylo uvedené v obchodním rejstříku a jméno jejího statutárního zástupce. Značná část zásilek se však vrátila zpět, protože řada firem měla chybné údaje v obchodním rejstříku. V druhé vlně tak tyto zásilky směřovaly na soukromé adresy, které statutární zástupci v obchodním rejstříku uvedli.
Každá zásilka s přístupovými údaji je na poště uložena 90 dní. Adresát dostane čtyři výzvy k jejímu vyzvednutí. Pokud si zásilku nevyzvedne tak bude odeslána na hlavní poštu v Jindřišské ulici v Praze.
Zde bude možné zásilky převzít po telefonické domluvě na lince 270 005 200.

!!! POZOR !!! Systém datových schránek není archivem – zprávy se automaticky mažou po 90 dnech, je na uživateli aby si je předtím přenesl do vlastního úložiště, či si za příplatek pořídil služby „Datový trezor“ České pošty.

Já osobně očekávám po spuštění tohoto projektu velké porodní bolesti.